Aanstaande zondag is het weer tijd voor de heerlijke seizoensopener: de Omloop der Wielercafes. Hierbij een korte blik achter de schermen bij de organisatie van deze toertocht die op zondag 3 maart 2024 zal worden verreden.

Na een voorbereiding van een klein half jaar komt het voorjaar nu echt dichterbij. Nadat eind vorig jaar al een hoop voorbereidingen zijn getroffen, gaan in de laatste weken voorafgaand aan de Omloop der Wielercafes de schouders er toch ook weer even stevig onder. Hieronder een aantal punten waar de afgelopen weken aan gewerkt is.

Wielercafés

Uiteraard is er nauwe samenwerking met de vier deelnemende wielercafés op de routes. Door inzicht te geven in het aantal deelnemers per route en aan de hand hiervan ook een inschatting te geven van wanneer de drukte verwacht wordt, kunnen de wielercafés zorgen voor een juiste bezetting op het moment suprême. Daarnaast zorgen we samen voor een goede promotie, de aankleding op locatie en een aantal lekkernijen voor de deelnemers.

Communicatie

Om deze toertocht gesmeerd te laten verlopen wordt er regelmatig geschakeld met externe partijen. Dit zijn naast de deelnemende wielercafés bijvoorbeeld ook de 27 betrokken gemeenten waar de routes doorheen lopen. Samen met hen maken we afspraken over wat wel en niet is toegestaan. Door een overlap in de routes van de Omloop der Wielercafes met de route van de wielerklassieker Ronde van Limburg wordt hier ook actief mee gecommuniceerd. Deelnemers van de Omloop worden per mail inzichtelijk gemaakt waar zij het parcours van deze wedstrijd kruisen en tevens voorrang moeten verlenen.

Daarnaast wordt gezorgd voor duidelijke informatie voor alle deelnemers via website, social media en de persoonlijke deelnemersinformatie per mail. Ook zijn er plattegronden van de routes ontworpen die worden opgehangen bij startlocaties en pauzeplekken. Zodoende kun je onderweg nog even kijken wat je voor de wielen krijgt.

Startpakketten

Om ervoor te zorgen dat er voor iedere deelnemer een startpakket klaarligt worden deze tijdig in orde gemaakt. Behalve het inkopen hiervan moet ook de verdeling tussen de twee verschillende startlocaties worden gemaakt. Deze startpakketten worden mede mogelijk gemaakt door onze partners zoals Rogelli, BYE Nutrition, Squirt Cycling Products, Le Patron en Bike Explorer Magazine.

Ambassadeurs

Om ervoor te zorgen deze dag soepel verloopt worden er diverse ambassadeurs ingezet. Deze mensen offeren hun vrije dag op om alle deelnemers een onvergetelijke dag te bezorgen door bij start, pauze en finish van grote meerwaarde te zijn. De afgelopen weken is hier de planning voor rond gemaakt en zijn zij middels een draaiboek verder geïnstrueerd over het verloop van deze dag.

Aankondigingsborden

Nieuw dit jaar zijn de aankondigingsborden. Hiermee wijzen we de deelnemers erop wanneer er een pauzeplek en fotograaf op hen staat te wachten. Dit zorgt ervoor dat je weet waar je op kunt rekenen zodat je niet op het laatste moment nog in de remmen moet voor een pauze bij het wielercafé. Zodoende vergroot dit dus ook de veiligheid. Deze week wordt de laatste hand gelegd aan deze nieuwe borden.

Fotografen

Door samen met de fotografen de routes en bijbehorende omgeving door te nemen, kunnen de beste posities worden ingenomen voor de mooiste plaatjes.

Fiets jij met de tong op het stuur en ben je bijna boven?

Dan zou het zomaar eens kunnen dat één van onze fotografen klaar staat om dit vast te leggen op de gevoelige plaat.

Dit is een behoorlijk puzzel, doordat deelnemers zich verspreiden over vier routes vanaf twee startlocaties. Fiets jij met de tong op het stuur en ben je bijna boven? Dan zou het zomaar eens kunnen dat één van onze fotografen klaar staat om dit vast te leggen op de gevoelige plaat.

Laatste verkenning

Om er zo zeker mogelijk van te zijn dat de deelnemers geen vervelende verrassingen tegenkomen onderweg, worden alle routes meerdere keren verkend.

Inschrijvingen

Omdat er voor de Omloop der Wielercafes een maximum geldt van 250 deelnemers wordt het aantal inschrijvingen scherp in de gaten gehouden. Zodra het maximum is bereikt zal de inschrijving worden gesloten. Hierover informeren we onze volgers via social media.